Н.А.Никифорова, специалист по персоналу филиала акционерного коммерческого банка «Абсолют-Банк» г. Саратов

В деловом мире для достижения максимальных успехов бизнеса следует руководствоваться определенными принципами делового этикета. Прежде всего, данные знания необходимы для поддержания партнерских отношений и сохранения деловой репутации компании на российском рынке и, может быть, даже мировом. Крупные компании, выстраивая деловые взаимоотношения с партнерами, ориентируются на протокольную практику международно-экономического сотрудничества нашего государства, считая ее эталоном поведения в официальной обстановке. Знание протокола необходимо не только дипломатам и государственным служащим, но и бизнесменам, желающим успешно сотрудничать со своими российскими и зарубежными партнерами. В ряде компаний отдельный сотрудник или целое подразделение занимается вопросами делового этикета. В его задачи входит подготовка всех официальных мероприятий на высшем уровне, что и показывает лицо компании.

Как известно, правила дипломатического протокола основываются на принципе международной вежливости – совокупности общепринятых в международной практике правил этикета, почтительности и уважения. Данные правила применяются при проведении официальных встреч, конференций, переговоров. Вся процедура делового общения четко запротоколирована, что позволяет проводить мероприятие на высоком уровне, избегая путаницы и нецелесообразной траты времени, что для лиц такого уровня является непозволительным. Если мероприятие проведено по всем международным нормам делового этикета, у гостей сохранится положительное впечатление о российских партнерах. А это и есть залог успешных международных отношений.

Подарок деловому партнеру

В данной статье мы расскажем, как деловым этикетом регламентирована процедура вручения подарков деловым партнерам. Ведь это является одним из самых важных моментов партнерских взаимоотношений в бизнесе. Вручение подарков зафиксировано и протокольной практикой. Практика международно-экономического сотрудничества также предусматривает обмен деловыми подарками. В России учтен опыт других государств, где введены стоимостные ограничения на вручаемые и получаемые подарки. В соответствии с общепринятыми протокольными правилами, вопрос об обмене подарками в ходе визитов является предметом предварительной договоренности сторон.

Законодательством различных стран, а также национальными особенностями устанавливаются в этих случаях ограничения. То, что Вы подарите с искренними намерениями, в определенных странах может считаться неблагоприятным символом. Например, в европейских деловых кругах не принято дарить одежду. Исключением являются галстуки, какие являются типовым подарком деловым партнерам на Западе. Не принято даровать значки на длинных булавках, перочинные ножи. Эти колющие предметы как будто бы являются нехорошей приметой. Но если нет другого выхода, нож должен быть подарен в футляре, а значок на презентационной открытке или карточке. Если оружие выбрано в качестве подарка, известите об этом службу безопасности Ваших партнеров, чтобы не возникло казусных ситуаций во время вручения, как это случилось с шейхом Саудовской Аравии во время дружеского приема у Французского президента. Вынув из-за пояса клинок, чтобы подарить президенту, он взбудоражил всю охрану.

Не стоит вручать деловым партнерам Запада спиртные напитки. Не стоит дарить носовые платки, в ряде европейских стран они символизируют слезы и горести. Непременно положите в кошелек, который собираетесь вручить в качестве подарка, несколько монет или бумажные деньги. Пустой кошелек будет намеком на разорение, банкротство Ваших партнеров.

Неудачным подарком может стать зеркало. Если для европейцев несчастливым является число 13 и все, что будет с ним связано, станет плохим подарком, то для тех, кто родом с Востока, не стоит преподносить часы, а также предметы, составляющие в общем количестве четверку: это число сродни европейской «чертовой дюжине». В Индии не следует дарить изделие из телячьей кожи: это прямое оскорбление, так как в данной стране корова – священное животное. Старайтесь очень избирательно дарить религиозную атрибутику. Можно подарить иностранным партнерам сувениры, имеющие национальный характер нашего российского народа. Не рекомендуем дарить матрешек, балалайки, меховые шапки-ушанки и самовары. Иностранцев с любой точки земного шара этим уже не удивить. В последние годы это даже становится признаком дурного тона.

То, что Вы подарили, не должно резко бросаться в глаза в интерьере одариваемого, как сувенир на витрине с ярким национальным колоритом, свидетельствующий о широких международных связях фирмы, а всего лишь напоминать о деловых отношениях. Если Вы с деловым партнером не состоите в неформальных или даже дружеских отношениях, не стоит руководствоваться принципом «чем дороже, тем лучше», правила этикета советуют не превышать рамки $50 – 100. В разных странах свои суммы: стоимость подарка гражданину из США не должна превышать $250, подарок коллеге из туманного Альбиона не покупайте дешевле 130 фунтов, а французы непременно вернут любой подарок, стоимость которого больше 150 франков, украинцам стоит дарить подарки на сумму не более 1 000 гривен. В противном случае возникнет ощущение, что сейчас Вы подкупаете владельца или руководителя фирмы, ведете нечестную игру или давите на партнера. При этом серьезный бизнесмен вряд ли отблагодарит Вас услугой, ведь это чревато неприятностями на его родине. Во многих странах официальным должностным лицам запрещено принимать дорогие подарки партнеров. Такие подарки способны быть расценены как подкуп, прессинг или компенсация усилий. Такой подарок могут и вернуть. И тогда остается только надеяться на успешное завершение переговоров.

Лучше преподнести милый сувенир деловому партнеру в конце переговоров, а также периодически поздравлять его с праздниками, в том числе и национальными, чем обидеть его один раз сверхдорогой вещью. Очень хорошим подарком зарубежным партнерам являются цветы. Если Вы до приема заграничных гостей или поездки в другую страну ознакомитесь с традициями и обычаями этой страны, то определиться с подарком будет намного проще.

Иностранцы вопросу вручения подарков отводят очень большое значение, не меньшее, чем подготовке к переговорам, и того же ожидают от своих российских партнеров. Это только на первый взгляд кажется, что процесс преподнесения бизнес-подарков прост и быстр. Есть много особенностей делового этикета, которые нужно учитывать каждому желающему результативности от деловой встречи. Чтобы не возникло неловкостей, обсудите с представителем противоположной стороны все нюансы обмена презентами заранее. Попробуйте больше узнать о своем партнере: его интересы, увлечения.

Выбрав подарок с учетом таких моментов, Вы продемонстрируете внимательность к человеку. Что же можно преподнести в качестве презента деловому партнеру? Всегда приятно получить в подарок канцелярские принадлежности, книгу, фотоальбом или рамку для фото, чернильную ручку известной фирмы, записную книжку в плетеном переплете, дорогой ежедневник, картину, гравюру, сувенир из керамики, фарфора, стекла или кожи, кошелек, как было уже упомянуто ранее, шкатулку, брелок для ключей. Если Ваш партнер курит, никогда не будет лишним подарок в виде аксессуара для курения: пепельница, зажигалка и т.п.

При встрече как с иностранными, так и с российскими деловыми партнерами, стоит быть осторожными в дарении спиртных напитков. Однако если Вы твердо уверены, что коллега давно хотел бы заполучить, например, бутылку выдержанного французского вина производства семидесятых годов двадцатого века, а у Вас есть такая возможность раздобыть такой подарок, то это вполне уместно. Спиртные напитки лучше преподносить в фирменной упаковке, при этом женщине не дарят крепкие спиртные напитки.

В каждом конкретном случае выбор презента должен быть индивидуальным. В соответствии с нормами делового этикета, подарки дарят на юбилейную дату в деловой жизни руководящих лиц организации-партнера, юбилейные и другие значительные даты самой организации, государственные праздники в Российской Федерации, например 8 марта, 23 февраля, мировые праздники, такие как Рождество и Новый год, профессиональные праздники. Подарок руководителю организации по случаю исключительных дат его в жизни или событий в жизни компании относят к элитным подаркам.

Если Вы становитесь участником деловой встречи с российскими и зарубежными клиентами или партнерами, представляете свою продукцию, свои услуги на презентации или выставке, участвуете в семинаре или конференции или решили поздравить коллег с профессиональным праздником, то следует вручать сувениры.

Комплект сувениров подбирается в зависимости от ситуации. Комплекты, как правило, формируются из недорогих сувениров, не предназначаются для глав и высших должностных лиц компаний. Комплекты используются в основном при массовом вручении. Презентации, выставки, семинары, конференции наиболее подходящие для этого события. Если от лица руководителя организации дарятся только букет цветов женщине или нескольким женщинам (например, 8-го марта), к его упаковке обязательно крепится визитная карточка дарителя.

Необходимо с ответственностью подойти к вопросу комплектации сувениров и подарков. Все должно быть приобретено и упаковано заблаговременно, соответствовать времени проведения соответствующих мероприятий. Подарки ни в коем случае не должны оказаться непродуманными, запоздалыми. Иначе имидж Вашей организации будет значительно подпорчен. Ответственное лицо в компании должно четко следить за вручением, чтобы избежать повторов и ошибок. Повторно преподносятся только цветы, конфеты, спиртные напитки, открытки.

Несколько слов следует сказать о самом процессе дарения. Если презент преподносится во время официальной встречи, переговоров, вручать их следует, конечно же, лично. Во время первой встречи первыми подарки преподносят хозяева, при вручении на юбилейные и значимые даты в истории компании. На подарках ставится памятная гравировка, дарственная надпись.

Если подарок необходимо доставить домой или в офис, поручите это водителю или личному ассистенту, к подарку стоит приложить сопроводительное письмо или специальную визитную карточку. В письме помечается коротко в третьем лице: «…поздравляет с…» или латинские буквы «P. R.», означающие поздравление в деловом мире. При личном вручении принято загибать правый уголок визитки, что предполагает протокольная вежливость. Таким образом, Вы засвидетельствуете свое почтение.

В этикете деловых отношений в настоящее время возрождается традиция писать сопроводительное письмо к подарку от руки, можно использовать фирменные бланки для этой цели. В деловых кругах среди дипломатических представителей в подобных письмах принято в качестве заголовка указывать обращение к одариваемому, например такого плана: «Дорогой друг…». Что свидетельствует о высокой степени уважения и заинтересованности.

Если подарок преподносится иностранцам, то замечательно будет упаковать его в упаковку корпоративной расцветки, иметь логотип компании дарителя или расцветку цветов государственного флага. Подарок женщине упаковывается в более демократичную упаковку. Упаковка должна быть презентабельная, соответствующая стоимости подарка, не слишком вычурная. Более дорогой подарок должен быть упакован в фирменный пакет, сумку, коробку. Дарить неупакованные подарки не рекомендуется.

Подарки непременно должны быть взаимными. Получив подарок от партнера, незамедлительно займитесь подбором соответствующего ответного подарка ему. Если подарок передан через посредника, то и ответный стоит дарить таким же образом. При массовой доставке или рассылке сувениров и поздравлений по случаю общемировых праздников презенты доставляются курьером, в других случаях посредником может стать секретарь руководителя, сотрудник Службы протокола, сотрудники служб маркетинга, специалисты по связям с общественностью и т.д.

При приеме подарка лично, благодарность выражается при получении и после снятия упаковки в качестве подтверждения, что презент действительно пришелся по душе. Если подарок приурочен к какому-либо событию и гостей, дарящих подарки, много, принято в помещении, где расположились гости, дарить только цветы в виде букета или в корзине, для подарков отводится отдельная комната. Если презент передан, можно поблагодарить по телефону. В деловом этикете это вполне уместно.

В качестве своей признательности в ответ на подарок, сопровожденный визиткой, можно выслать свою. На сопроводительной карточке помечается: «В благодарность».

Стиль работы руководителя во многом определяет психологическую атмосферу внутри коллектива, от которой порой зависят важные факторы развития компании. Это следует учитывать при оформлении директорского кабинета, как наиболее значимого офисного помещения. В кабинете руководителя удобство и функциональность должны быть частью общей стратегии администрирования.

Функции кабинета руководителя

Кабинет директора обладает сразу несколькими функциями. Прежде всего, это рабочее место главы компании, поэтому интерьер, выбор мебели и аксессуаров должны соответствовать его личным вкусам и одновременно отражать общую корпоративную эстетику. Кабинет руководителя – своеобразный «мозговой центр», который регулирует все направления работы, разрабатывает и утверждает перспективные планы, принимает принципиально важные решения. Следовательно, функциональность и техническое оснащение – обязательные требования к его оборудованию, позволяющие оптимизировать процесс управления компанией.

Кабинет руководителя, это место проведения деловых встреч, переговоров, совещаний, поэтому, в оформлении кабинета, должны быть отражены и успехи компании, и ее статус в деловом мире, и личные заслуги руководителя – все, что определяет имидж и репутацию организации в целом.

Оформление директорского кабинета требует особого подхода и творческого решения, однако есть общие принципы, руководствуясь которыми, можно достичь главной цели: сделать помещение комфортным, а работу в нем – эффективной и четко организованной.

Оформление кабинета руководителя — история и традиции

Кабинет руководителя имеет свою историю. И сто, и триста лет назад, и гораздо раньше люди, занимавшие высокое положение, стремились должным образом подчеркнуть свой статус. Амбициозность и самооценка представителей высших кругов находила отражение во внутреннем убранстве помещения, а его размеры являлись показателем масштабности личности. Массивная мебель из дерева ценных пород, богатая отделка, кожаная обивка и эксклюзивные аксессуары на протяжении столетий менялись в деталях, но в принципе оставались традиционными.

Оформление кабинета руководителя

Меблировка современных кабинетов учитывает эти традиции, но в наше время новые технологии мебельного производства и качества материалов для офисного интерьера существенно повлияли на стилистические пристрастия тех, кому по должности положено иметь директорский кабинет. Хай-тек фактически стал лицом современного офиса. И если представители старшего поколения еще придерживаются строгой классики, то, по оценкам дизайнеров-оформителей, около 80% кабинетов руководящего звена уже приобрели более динамичный и функционально обоснованный вид.

На смену старому названию «кабинет начальника» приходит новое – «офис руководителя». Директорское помещение значительно расширило свои функции: из места совещаний и вызова «на ковер» оно превратилось в координационный центр бизнес-процессов. Варьировать пространственное решение позволяет система смежных комнат, каждая из которых в офисе руководителя выполняет свою функцию: рабочего места, помещения для переговоров или зоны отдыха. Если не требуется такого строгого зонирования, переговоры можно проводить за столом, примыкающим к рабочему, а неофициальные беседы – за журнальным столиком, расположенным тут же, в кабинете.

Современные тенденции в оформлении кабинета руководителя

В последнее время для оперативного изменения конфигурации функциональных зон используют удобные мобильные перегородки. В зависимости от количества посетителей и цели встречи их можно перемещать, освобождая место, или, наоборот, создавая камерную обстановку. Если кабинет оборудован в одной комнате, мебельный набор, как правило, включает рабочий и брифинговый столы, тумбы, шкафы, комплект стульев и кресел, диван и журнальный столик. При необходимости в кабинете устанавливают сейф, монтируют видеотехнику, а также витрины с рекламной продукцией компании и стеллажи, на которых демонстрируют коллекции, ценные, эксклюзивные подарки и престижные награды руководителя.

Весьма уместна, скрытая от посторонних глаз мини-стойка, встроенный холодильник и даже небольшая кухня. Располагать все это следует в отдельной комнате, не привлекая внимания к ее специфическим функциям. Такой дополнительный функционал кабинета руководителя, безусловно будет полезен при проведении продолжительных совещаний или переговоров.

Кабинет директора — главные задачи

Кабинет директора как лица, возглавляющего компанию и представляющего ее интересы на самом высоком уровне, должен отличаться от других помещений офиса. Его площадь и оформление обязаны подчеркивать статус руководителя, а презентабельность интерьера – соответствовать корпоративному стилю и в то же время демонстрировать высокий рейтинг компании, ее деловую репутацию. В стилистическом решении, выбранном для оформления кабинета, необходимо учитывать и профиль бизнес-структуры, которую представляет компания. Естественно, что офис главы банка будет отличаться от кабинета директора туристической фирмы. Если рассматривать оформление кабинета руководителя с точки зрения ведомственной принадлежности, то уместно будет в кабинете строительной компании, использовать градостроительные темы, а в кабинете нефтегазовой компании, что-то из истории данной отрасли.

Когда предпочтение отдано классическому стилю, кабинетная мебель должна быть массивной, с четкой геометрией форм, эксклюзивные предметы интерьера – темных тонов, а в отделке рекомендуется использовать натуральную кожу, гобеленовый текстиль, ручную резьбу и позолоту. Это подчеркивает стабильность бизнеса, престиж и создает атмосферу постоянства. Классический стиль прочно утвердился в государственных и финансовых учреждениях; он особенно уместен в юридических конторах, приемлем в офисах крупных корпораций.

Практичность и функциональность мебели, используемой в стиле хай-тек, придаст современный деловой вид и послужит представительским интересам рекламных агентств и серьезных фирм с устойчивым положением на рынке услуг.

Кабинет директора является не просто удобным и красивым рабочим местом, но еще и способом формирования у клиентов, заказчиков или партнеров уважения и доверия к фирме, к ее продукции или услугам. Именно благодаря мебели, дизайну, обстановке, посетители получают первое впечатление о фирме и имеют возможность оценить владельца кабинета как серьезного руководителя.

Основные требования к оформлению кабинета директора

У кабинета должен быть свой стиль. Кабинет директора должен олицетворять надежность и устойчивость компании. На мебели в данном случае экономить не стоит, это немедленно станет заметно, и вызовет у деловых партнеров и рядовых посетителей негативное впечатление. Когда над оформлением кабинета директора работал знающий специалист, а мебель выполнена из материалов высокого качества, то можете быть уверены, этот факт обязательно заметят, оценив окружающую обстановку по достоинству. Многие считают, что это один из хороших способов, сразу повысить уровень доверия к личности директора и к самой фирме.

Популярные стили хай-тек, классический и некоторые другие

Классический стиль являет собой воплощение богатства, стабильности, консерватизма, уверенности в завтрашнем дне. Для мебели в классическом стиле характерным признаком является добротность, поскольку ее выполняют из дорогих натуральных материалов.

Хай-тек абсолютно не похож на классический стиль. Это светлая, легкая обстановка «из будущего». Мебель сделана, как правило, из блестящих современных материалов. В кабинете директора в стиле хай-тек будут отлично выглядеть диван и кресла на металлических ножках, и, вообще, мебель в этом стиле отличается большей функциональностью.

Необходимо помнить, что стиль кабинета директора обязан отвечать имиджу компании. Так, стиль хай-тек неуместен в крупной финансовой фирме, так как может создать ложное впечатление несерьезности. А кабинет, оформленный в английском стиле, в компании, связанной со сферой высоких технологий, будет вызывать, по меньшей мере, недоумение. Если в фирме, занимающейся рекламой, интерьер будет выполнен в стиле ампир, вряд ли клиенты доверят рекламу столь консервативно настроенной организации. Для кабинета директора рекламного агентства прекрасно подойдет популярный стиль хай-тек, сочетающий в себе смелые, непредсказуемые решения.

Также бывают помещения, оформленные в уникальных, индивидуальных, отличающихся от традиционных, стилях. Кабинет могут украшать картины, коллекция оружия, старинные часы или набор редких статуэток из экзотических стран. Такой стиль свидетельствует об индивидуальности личности директора фирмы и может многое поведать внимательному посетителю о хозяине кабинета.

С недавних пор становится все более популярным стиль «металл + стекло». Использование этого стиля делает кабинет директора светлее, просторнее, а личность руководителя — креативной, умеющей нестандартно мыслить.

Выбрав один стиль, придерживайтесь его во всем. Это совсем не означает, что кабинет потеряет свою индивидуальность. Всегда можно привнести в него элементы, которые присущи данному руководителю.

Кабинет директора обязан иметь выгодные отличия от других помещений. Он должен быть большим, светлым, просторным и иметь собственную приемную. Обычно именно здесь располагается рабочая зона секретаря. Также именно в приемной ожидают приема посетители, рассматривая убранство и интерьер. Если в приемной посетители будут видеть корпоративную символику, то это создаст ощущение высокого стиля и традиций.  Дисгармония и неудобства могут вызвать недоверие к фирме у потенциальных клиентов, а первое впечатление, как известно, очень тяжело изменить. Лучше всего, если обстановка приемной будет располагающей, не вызывающей чувства беспокойства и тревоги. Этого результата можно добиться, используя мягкие кресла, спокойные тона, неяркий свет, возможно, небольшой столик, где можно положить журналы или поставить напитки для ожидающих посетителей. Но не стоит забывать, что приемная обязательно должна быть оформлена в одном стиле с кабинетом.

Мебель, используемая в кабинете, также должна отбираться по определенным правилам. Для начала она должна отвечать установленному стилю. Она должна быть изготовлена или из дерева, или из металла, или из других материалов, присущих выбранному стилю. Меблировка кабинета должна состоять и из корпусной, и из мягкой мебели. Обязательные атрибуты кабинета директора — письменный стол, при необходимости, приставной стол для совещаний, удобные стулья, необходимый набор мебели для компьютера, шкафы для хранения бумаг, папок и дисков, просторный диван и удобные кресла. Не следует забывать и о кресле руководителя: презентабельное, дорогое, спинка немного выше, чем у кресел для посетителей, обтянутое натуральной кожей. За креслом руководителя лучше всего расположить полку с выставленными на ней статусными подарками и важными наградами.

Оформляя кабинет руководителя фирмы, не забывайте о том, что даже небольшая небрежность (неудачно подобранный цвет стен, неудобные кресла или дешевая мебель) — все это может разрушить с таким трудом создаваемый образ преуспевающего предприятия и даже усложнить ведение бизнеса.