Производственные совещания

Как провести успешное совещание по организации сбыта. Совещания по организации сбыта это реальность жизни и бизнеса, и по ряду причин данные совещания играют существенную роль. Крупным компаниям совещания помогают обратиться ко всей команде по продажам как к группе. Производственные совещания предлагают возможности для дополнительных тренингов (по продуктам, навыкам, по техническому обучению). Такие совещания помогают вашей команде быть в курсе всех событий. Они предоставляют потрясающую возможность для создания и развития тесных отношений внутри команды. К сожалению, многие производственные совещания по организации сбыта являются непродуктивными, и не так эффективны, какими они могли бы быть. Представляем вам несколько наиболее распространённых ошибок, которые делают люди при планировании и проведении совещаний по организации сбыта.

Докладчики стараются представить на совещании слишком много информации. Такая ситуация чаще всего случается с крупными организациями, когда вся команда по продажам собирается вместе всего два раза в год. Организатор совещания (Владелец, Президент, Вице-президент, Менеджер по продажам компании) считает, что чем больше будет рассмотрено информации, тем это лучше отразится на инвестициях и всем бизнесе в целом. Припоминаю, как один из моих менеджеров как-то раз произнёс: «Так как они приехали к нам на три дня, нужно убедиться, что мы успеем обсудить все вопросы». Затем он распланировал дни так, что каждый день совещание начиналось в 8.30 утра и заканчивалось в 6.30 вечера. Совещание на производстве, это не просто изложение информации. За определённый период времени люди могут впитать только определённое количество информации. Когда этот предел достигнут, присутствующие перестают обращать внимание на говорящего, и эффективность совещания сокращается из-за количества информации, которую компания хочет рассмотреть за один день.

Решение проблемы: Поймите, что долгие совещания редко бывают действенны и продуктивны. Если ваша команда находится в разных географических точках, используйте телеконференции или Интернет-технологии для информирования об изменениях. Практика проведения таких совещаний-телеконференций существует например в компании ПАО «Газпром». Один мой знакомый менеджер по продажам проводил еженедельные совещания со своей командой, чтобы они были в курсе всех результатов сбыта, новых продуктов и последних новостей. Несмотря на это, он рассматривал только некоторые вопросы и проводил довольно короткие совещания и планерки (длительностью в час или менее), чтобы люди оставались сосредоточенными.

Частые собрания: В малых компаниях очень легко допустить ошибку, проводя совещания очень часто. Я работал в компаниях, где мне было необходимо посещать собрания каждую неделю. И хотя некоторые планерки были довольно информативны, большинство из них были просто потерей времени, потому что на них рассматривались вопросы, которые относились к отдельным сотрудникам.

Решение проблемы: Наблюдайте за появлением знаков разочарования и нетерпеливости во время проведения производственных совещаний. Если ваша команда хочет, чтобы совещания проводились каждую неделю, то продумайте информацию, которую будете излагать. Если для вас очень важно сообщать людям последние данные, то вы можете переслать информацию по электронной почте, по внутренней сети, вывесить на информационную доску или передать голосовым сообщением.

Глава полностью контролирует собрание: Я был на бесчисленном количестве собраний, планерок и совещаний, где глава контролирует время выступления и отчитывает свою команду. Так вы быстрее всего потеряете заинтересованность вашей команды и их уважение. Вы также потратите время впустую, если будете постоянно отклонять новые идеи, даже не выслушав их.

Решение проблемы: Убедитесь, что все имеют возможность выразить свое мнение, представить изменения и корректировки. Так каждый член команды сможет участвовать в процессе и почувствует себя более значимой частью команды. И никогда в жизни не отчитывайте людей на общих собраниях. Вопреки распространённому мнению публичное унижение НЕ оказывает положительного эффекта на мотивацию.

Они съезжают с темы. На многих совещаниях люди обсуждают вопросы, которые не касаются повестки дня. Эти посторонние разговоры отвлекают людей и зачастую относятся только к отдельным группам. Из-за них производственные совещания длятся намного дольше намеченного времени, что огорчает и раздражает людей.

Решение проблемы: Убедитесь, что по каждому совещанию есть повестка дня, которая определяется ДО начала собрания. Следуйте данной повестке дня и придерживайтесь запланированного времени. Необходимо обязательно делать перерыв хотя бы на 15-20 минут через каждые 90 минут. Это даст людям время на восстановление сил, позволит проверить голосовую почту, ответить на запросы или вопросы клиентов.

Присутствующие не могут дополнять собрания информацией. Так как зачастую совещания организовывает исполнительный орган компании, то повестка дня состоит из его собственных вопросов. Очень редко сотрудники по продажам могут вносить корректировки в повестку дня. Тем не менее, это может существенно изменить ход событий.

Решение проблемы: Привлекайте свою команду к составлению повестки дня. Я работал с одним менеджером, у которого хотя бы один агент по продажам делал презентацию или, по меньшей мере, дополнял вопросы повестки дня совещания. Если вы будете вовлекать вашу команду в организацию совещания, то это повысит их интерес, поддержку, и вы покажете этим, что вы серьёзно воспринимаете их идеи и их вклад. Возможно, вам понадобится немного времени, чтобы привлечь людей при помощи данного подхода, но после нескольких таких совещаний станет намного легче.

И, наконец, один из наиболее важных вопросов, на который нужно дать ответ, это «ЧЭЕ-ДМ». Каждый торговый агент хочет знать «Что в Этом Есть Для Меня?» Когда дело касается данного вопроса, то повысится присутствие и активное участие, а также и поддержка любых необходимых изменений.

Торговые собрания являются важным деловым инструментом, и когда вы научитесь избегать ошибок, вы сможете повысить эффективность таковых собраний.