Как провести успешное совещание по организации сбыта. Совещания по организации сбыта это реальность жизни и бизнеса, и по ряду причин данные совещания играют существенную роль. Крупным компаниям совещания помогают обратиться ко всей команде по продажам как к группе. Производственные совещания предлагают возможности для дополнительных тренингов (по продуктам, навыкам, по техническому обучению). Такие совещания помогают вашей команде быть в курсе всех событий. Они предоставляют потрясающую возможность для создания и развития тесных отношений внутри команды. К сожалению, многие производственные совещания по организации сбыта являются непродуктивными, и не так эффективны, какими они могли бы быть. Представляем вам несколько наиболее распространённых ошибок, которые делают люди при планировании и проведении совещаний по организации сбыта.

Докладчики стараются представить на совещании слишком много информации. Такая ситуация чаще всего случается с крупными организациями, когда вся команда по продажам собирается вместе всего два раза в год. Организатор совещания (Владелец, Президент, Вице-президент, Менеджер по продажам компании) считает, что чем больше будет рассмотрено информации, тем это лучше отразится на инвестициях и всем бизнесе в целом. Припоминаю, как один из моих менеджеров как-то раз произнёс: «Так как они приехали к нам на три дня, нужно убедиться, что мы успеем обсудить все вопросы». Затем он распланировал дни так, что каждый день совещание начиналось в 8.30 утра и заканчивалось в 6.30 вечера. Совещание на производстве, это не просто изложение информации. За определённый период времени люди могут впитать только определённое количество информации. Когда этот предел достигнут, присутствующие перестают обращать внимание на говорящего, и эффективность совещания сокращается из-за количества информации, которую компания хочет рассмотреть за один день.

Решение проблемы: Поймите, что долгие совещания редко бывают действенны и продуктивны. Если ваша команда находится в разных географических точках, используйте телеконференции или Интернет-технологии для информирования об изменениях. Практика проведения таких совещаний-телеконференций существует например в компании ПАО «Газпром». Один мой знакомый менеджер по продажам проводил еженедельные совещания со своей командой, чтобы они были в курсе всех результатов сбыта, новых продуктов и последних новостей. Несмотря на это, он рассматривал только некоторые вопросы и проводил довольно короткие совещания и планерки (длительностью в час или менее), чтобы люди оставались сосредоточенными.

Частые собрания: В малых компаниях очень легко допустить ошибку, проводя совещания очень часто. Я работал в компаниях, где мне было необходимо посещать собрания каждую неделю. И хотя некоторые планерки были довольно информативны, большинство из них были просто потерей времени, потому что на них рассматривались вопросы, которые относились к отдельным сотрудникам.

Решение проблемы: Наблюдайте за появлением знаков разочарования и нетерпеливости во время проведения производственных совещаний. Если ваша команда хочет, чтобы совещания проводились каждую неделю, то продумайте информацию, которую будете излагать. Если для вас очень важно сообщать людям последние данные, то вы можете переслать информацию по электронной почте, по внутренней сети, вывесить на информационную доску или передать голосовым сообщением.

Глава полностью контролирует собрание: Я был на бесчисленном количестве собраний, планерок и совещаний, где глава контролирует время выступления и отчитывает свою команду. Так вы быстрее всего потеряете заинтересованность вашей команды и их уважение. Вы также потратите время впустую, если будете постоянно отклонять новые идеи, даже не выслушав их.

Решение проблемы: Убедитесь, что все имеют возможность выразить свое мнение, представить изменения и корректировки. Так каждый член команды сможет участвовать в процессе и почувствует себя более значимой частью команды. И никогда в жизни не отчитывайте людей на общих собраниях. Вопреки распространённому мнению публичное унижение НЕ оказывает положительного эффекта на мотивацию.

Они съезжают с темы. На многих совещаниях люди обсуждают вопросы, которые не касаются повестки дня. Эти посторонние разговоры отвлекают людей и зачастую относятся только к отдельным группам. Из-за них производственные совещания длятся намного дольше намеченного времени, что огорчает и раздражает людей.

Решение проблемы: Убедитесь, что по каждому совещанию есть повестка дня, которая определяется ДО начала собрания. Следуйте данной повестке дня и придерживайтесь запланированного времени. Необходимо обязательно делать перерыв хотя бы на 15-20 минут через каждые 90 минут. Это даст людям время на восстановление сил, позволит проверить голосовую почту, ответить на запросы или вопросы клиентов.

Присутствующие не могут дополнять собрания информацией. Так как зачастую совещания организовывает исполнительный орган компании, то повестка дня состоит из его собственных вопросов. Очень редко сотрудники по продажам могут вносить корректировки в повестку дня. Тем не менее, это может существенно изменить ход событий.

Решение проблемы: Привлекайте свою команду к составлению повестки дня. Я работал с одним менеджером, у которого хотя бы один агент по продажам делал презентацию или, по меньшей мере, дополнял вопросы повестки дня совещания. Если вы будете вовлекать вашу команду в организацию совещания, то это повысит их интерес, поддержку, и вы покажете этим, что вы серьёзно воспринимаете их идеи и их вклад. Возможно, вам понадобится немного времени, чтобы привлечь людей при помощи данного подхода, но после нескольких таких совещаний станет намного легче.

И, наконец, один из наиболее важных вопросов, на который нужно дать ответ, это «ЧЭЕ-ДМ». Каждый торговый агент хочет знать «Что в Этом Есть Для Меня?» Когда дело касается данного вопроса, то повысится присутствие и активное участие, а также и поддержка любых необходимых изменений.

Торговые собрания являются важным деловым инструментом, и когда вы научитесь избегать ошибок, вы сможете повысить эффективность таковых собраний.

Аксиома: в любом коллективе большинство людей настроено на позитивное сотрудничество. Но в некоторых ситуациях даже самые сдержанные из них иногда высказываются так, что итог разговора оставляет негативные эмоции, причем результатом таких «прений» недовольны обе стороны.

Понятно, что у оппонентов (необязательно двух человек, это могут быть и группы лиц) есть свои мнения по поводу сложившегося положения дел, а также определенные обстоятельства. Найти консенсус и грамотное решение производственной проблемы можно, если отказаться от вульгарного спора.

Эксперт в области психологии бизнеса Давид Куперрайдер предложил парадигму позитивных перемен. Суть в следующем: если алгоритм любого производственного процесса на каких—то этапах не срабатывает, то всех сотрудников (в большей или меньшей степени) обязательно беспокоит «узкое место». Когда же дилемма выносится на коллективное обсуждение, каждый из причастных специалистов готовится обороняться. И это закономерно, ведь разговор о просчетах предполагает критические замечания, а каждый новый тезис дискуссии накаляет обстановку.

Успокоить группу и перенаправить диалог в нужное русло удастся, если сделать акцент на положительных моментах. При этом не стоит переживать за отход от темы: новый инструмент не оставляет главного вопроса за скобками.

Секрет в том, что при планомерном развитии лучших практик неудачные организационные моменты теряют целесообразность и достаточно быстро полностью вытесняются. И что не менее важно, акцент на качественных работе и решениях повышает самооценку коллектива и мотивирует раскрытие способностей и инициативности сотрудников.

Причину неудачных решений весьма часто следует искать в страхе подчиненных или руководителя относительно того, что их не поймут или осудят. А это в свою очередь мешает творчески подходить к делу, просчитано рисковать и экспериментировать. Вследствие чего поставленные задачи и цели достигаются медленно и с большими затратами — психологическими и материальными.

Попробуйте по—новому подойти к решению производственных неурядиц и преодолеть разногласия специалистов. На очередном совещании (планерке) проведите дискуссию в непривычном формате. Назовите недоработки, а также поставьте вопрос: «Что у нас хорошо?» Причем понаблюдайте не только за подчиненными, но и, что не менее важно, за собой.

Есть четыре основных типа спорщиков:
— «диктатор» всегда говорит однозначное: «Нет»;
— «ищущий ошибки» (чаще — у других) старается смягчить ответ,
поэтому сначала произносит: «Идея хорошая, но…»;
— «школьный учитель» действует в стиле первых двух, однако при этом аргументирует: «Нет, потому что…»;
— «позитивный исследователь» не исключает предложений коллег и вносит на рассмотрение свой вариант: «Да, а еще есть смысл сделать следующим образом» (хотя понятно, что далеко не всегда можно соглашаться с доводами оппонентов).

Именно четвертую тактику дебатов необходимо задействовать для нахождения новых путей решения проблем и поиска неиспользованных возможностей.

Деловые споры между коллегами или начальником и подчиненными позволяют осознать и расширить видение производственной проблемы – и найти оптимальное ее решение. Подобных дебатов на совещаниях и планерках, а также во время выполнения поставленных заданий не стоит избегать. Однако, чтобы обсуждение принесло позитивный результат, руководитель должен грамотно управлять дискуссией.

Учитесь спорить. Если первая попытка дискуссии в формате «А что у нас хорошо?» оставляет желать лучшего: вы или ваши подчиненные не справились с эмоциями и тема «расползлась», а команда не пришла к общему знаменателю, — не страшно. Проанализируйте реакцию свою и людей. В следующий раз с учетом этого и ведите диспут, ведь навыки формируются в процессе опыта.

Продумайте заранее и точно определите цель диспута: без этого не получится результативной динамичной полемики. Кроме того, не будут заданы настроение и направление консенсусу, а разговор может перейти на второстепенные вопросы, интересы отдельных специалистов или групп подчиненных.

Помните, что «немагистральный» предмет обсуждения для всего структурного подразделения будет только развлекать незаинтересованных лиц и станет для них лишь хорошей возможностью для повышения квалификации в умении спорить.

Откажитесь от установки «спор ради победы», направленной на принятие выгодного решения для себя или кого—то из участников разговора. Старайтесь оперировать объединяющими формулировками для аргументов и тезисов.

Не критикуйте — это проще всего. Подобная позиция сводит на нет потенциально перспективные идеи, интересные наработки и вносит элементы дезориентации. Любое предложение может быть стоящим и точно имеет обоснования — другое дело, что—то или иное развитие ситуации вносит свои поправки на маршруте к поставленным целям.

Утверждайте принципы: первый — «в дискуссии коллега — партнер, а не оппонент», второй — «мыслим в стиле позитивного исследования», третий — «вульгарный спор не приемлем».

Создавайте творческое настроение и поощряйте творческий подход к решению задач и проблем. Обоснование: современные менеджмент и управленческая работа строятся на учете понимания психологии людей. Не забывайте, что сотрудники любят получать премии и подарки. Если они лояльны и хорошо к вам относятся, то сами в свою очередь, дарят подарки руководителям, показывая тем самым свое уважение.  В успешных компаниях от старых командных принципов руководства (часто травмирующих) отходят, ведь они лишь тормозят динамику достижения целей.